Δείτε μερικούς έξυπνους τρόπους για να συγκεντρωθείτε στη δουλειά και να αυξήσετε την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητά σας:
Βάλτε σε προτεραιότητα όσα πρέπει να γίνουν
Μπορείτε να βελτιώσετε την αυτοσυγκέντρωσή σας οργανώνοντας τις σημαντικές δουλειές ώστε να γίνουν πρώτες και τις λιγότερο σημαντικές για αργότερα. Μπορείτε, για παράδειγμα, να κάνετε πρώτα τις δουλειές που έχουν deadlines και πρέπει να γίνουν γρήγορα. Μετά τις δουλειές που πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί την επόμενη εβδομάδα και στο τέλος να ελέγξετε e-mails κ.λ.π.
Περιορίστε τους περισπασμούς των e-mails
Ακόμα και οι πιο συγκεντρωμένοι εργαζόμενοι μπορεί να παρασυρθούν από τα συνεχή e-mails που ξεπετάγονται στην οθόνη του υπολογιστή τους ενώ δουλεύουν. Αντί να τα ανοίγετε και να τα διαβάζετε εκείνη τη στιγμή, αφιερώστε συγκεκριμένες ώρες μέσα στη για να τα διαβάζετε όλα μαζί και τις υπόλοιπες ώρες αφιερωθείτε στη δουλειά σας χωρίς περισπασμούς. Το ίδιο μπορείτε να κάνετε με τα μηνύματα στο κινητό σας και τις κλήσεις σας.
Περιορίστε άλλους περισπασμούς
Το facebook, η μουσική από το απέναντι γραφείο, κάποιοι συνάδελφοι που συζητούν στον διάδρομο, όλα αυτά μπορούν να σας αποσπάσουν την προσοχή από ό,τι κάνετε. Κλείστε όλα τα παράθυρα του υπολογιστή που δεν χρειάζεστε –αν η δουλειά σας δεν τον απαιτεί κλείστε και τον ίδιο τον υπολογιστή. Κλείστε την πόρτα του γραφείου σας ή φορέστε ωτασπίδες και συγκεντρωθείτε στη δουλειά σας.
Χωρίστε τα σε κομμάτια
Αν νιώθετε «πελαγωμένοι» από τον όγκο της δουλειάς σας, ίσως έχετε αναλάβει να κάνετε πολλά σε λίγο χρόνο. Το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να «σπάσετε» τον όγκο της δουλειάς σας σε μικρά και πιο διαχειρίσιμα κομμάτια. Στη συνέχεια, αποφασίστε ποια από αυτά τα κομμάτια πρέπει να γίνουν πρώτα, ποια είναι πιο δύσκολα και ποια θέλουν χρόνο και βάλτε τα σε σειρά. Θα σας είναι πιο εύκολο να επικεντρωθείτε στο κάθε ένα ξεχωριστά.
Δουλεύοντας στο ίδιο μέρος
Αν είστε ελεύθερος επαγγελματίας και η δουλειά σας είναι... παντού, το να δουλεύετε σε μία καφετέρια τη μία μέρα, σε ένα γραφείο την επόμενη και σε μία βιβλιοθήκη την τρίτη θα σας κάνει πολύ ευαίσθητο στα εξωτερικά ερεθίσματα και δεν θα σας αφήσει να συγκεντρωθείτε. Βρείτε ένα συγκεκριμένο μέρος για να δουλεύετε, ακόμα κι αν πρόκειται για μία συγκεκριμένη καφετέρια, ώστε το μυαλό σας να συνηθίσει τις συνθήκες εκεί και να μην αποσπάται από ήχους και εικόνες.
Βρείτε ένα ήσυχο μέρος για να δουλεύετε
Σε συνέχεια του προηγούμενου, το μέρος αυτό βέβαια πρέπει να είναι ήσυχο. Τι γίνεται, όμως, αν εργάζεστε σε γραφείο, χωρίς όμως να έχετε τον δικό σας, κλειστό χώρο; Υπάρχει τρόπος να μειώσετε και εκεί τους περισπασμούς. Βρείτε μία θέση δίπλα σε έναν συνάδελφο που δε μιλάει πολύ στο τηλέφωνο και που γενικά είναι ήσυχος και ζητήστε από τους γύρω σας να πραγματοποιούν τα meetings τους σε κάποιον άλλον χώρο.
Βάλτε χρονόμετρο
Μπορείτε να βάλετε ένα χρονόμετρο που θα σας ειδοποιεί συγκεκριμένες ώρες μέσα στη μέρα, ώστε να επαναφέρετε το μυαλό σας στη θέση του. Έτσι, τις ώρες αυτές που θα «χτυπάει» θα σκέφτεστε «τι κάνω τώρα; Είναι αυτό που κάνω μέσα στις προτεραιότητές μου ή χάνω χρόνο με κάτι άσκοπο;». Αν εκείνη τη στιγμή απλά «χαζεύετε» σε κάτι, το χρονόμετρο θα σας θυμίσει να επιστρέψετε στη δουλειά σας.
Καθαρίστε τον χώρο εργασίας σας
Ένας καθαρός και τακτοποιημένος χώρος εργασίας σας βοηθά να μένετε οργανωμένοι και συγκεντρωμένοι. Αρκεί, μετακινώντας τα αντικείμενα από την αρχική τους θέση, στο γραφείο σας, να μην αποπροσανατολιστείτε και χάνετε χρόνο ψάχνοντάς τα. Αν, πάντως, νιώθετε ότι είναι απολύτως σημαντικό να καθαρίσετε το γραφείο σας πριν συνεχίσετε την δουλειά σας, αυτό σημαίνει ότι είναι σε πραγματικά κακή κατάσταση και εμποδίζει την δουλειά σας.
Κρατάτε ημερολόγιο
Πιθανώς να σας βοηθά να γίνετε πιο αποτελεσματικοί στη δουλειά σας αν κρατάτε ημερολόγιο (γραπτό ή ψηφιακό). Σε αυτό θα σημειώνετε τι έχετε να κάνετε κάθε μέρα και σε βάθος χρόνου όποτε θα δημιουργείτε ένα μακροπρόθεσμο πλάνο που θα σας βοηθά να οργανώνετε τις δουλειές σας. Μάλιστα, αν πρόκειται για ψηφιακό ημερολόγιο μπορείτε να το ρυθμίσετε έτσι ώστε να σας θυμίζει τα επικείμενα meetings ή κάποια σημαντικά τηλεφωνήματα που πρέπει να πραγματοποιήσετε και πότε.
Χρησιμοποιήστε τεχνικές χαλάρωσης
Όσο σημαντικό είναι να συγκεντρώνεστε στη δουλειά σας, άλλο τόσο σημαντικό είναι να βρίσκετε χρόνο για να χαλαρώνετε κατά τη διάρκεια της ημέρας. Όταν νιώθετε το άγχος να σας κυριεύει, βρείτε λίγο χρόνο να κάνετε διάλειμμα, να χαλαρώνετε, να παίρνετε βαθιές ανάσες και να κάνετε διαλογισμό (εντάξει, το τελευταίο προτιμήστε να το κάνετε εκτός γραφείου). Στη συνέχεια θα επιστρέψετε στη δουλειά σας πολύ πιο ήρεμοι και έτοιμοι να πέσετε «με τα μούτρα».
Κρατάτε σημειώσεις
Το να κρατάτε σημειώσεις σε ένα meeting ή ένα μιλάτε στο τηλέφωνο μπορεί να σας βοηθήσει να θυμάστε σημαντικές πληροφορίες αργότερα. Επίσης, με τον τρόπο αυτό μπορείτε να σημειώνετε όλα αυτά που θέλετε να σκεφτείτε και να ξανασυζητήσετε στο μέλλον.
Η δική σας ρουτίνα
Σε γενικές γραμμές, όταν πρόκειται για τη δουλειά σας, οτιδήποτε μπορεί να γίνει ρουτίνα είναι ωφέλιμο. Αν, δηλαδή, υπάρχουν συγκεκριμένα πράγματα που έχετε μάθει να κάνετε καθημερινά, σε συγκεκριμένους χρόνους, αυτό σας βοηθά να γλυτώσετε από χρόνο και άγχος. Ρουτίνα είναι ακόμα και το να αφήνετε τα πράγματά σας καθημερινά σε συγκεκριμένες θέσεις, να παραγγέλνετε καφέ από το ίδιο μαγαζί και να κοιτάτε τα e-mails σας σε συγκεκριμένους χρόνους.
Περιστοιχιστείτε από οργανωμένα άτομα
Οι περισσότεροι επιτυχημένοι επαγγελματίες περιβάλλονται από σωστά «στηρίγματα». Αυτό σημαίνει να συνεργάζεστε στενά με ανθρώπους που ξέρετε ότι είναι αποτελεσματικοί και που αγαπούν την οργάνωση. Ιδιαίτερα αν βρίσκεστε σε διευθυντική θέση, το να έχετε γύρω σας τους σωστούς ανθρώπους είναι πραγματικά πολύτιμο.
Πηγή: Huffingtonpost
